RPA: waar te beginnen?

Kijk verder dan technologie, proces en euro’s
Peter Nas
13 juni 2024

In mijn vorige blog Slimmer werken heb ik stil gestaan bij Hyperautomation. Het zo snel mogelijk zoveel mogelijk processen automatiseren met verschillende technologieën, tools en platforms. RPA is één van deze technologieën en geschikt om aan je Hyperautomation reis te beginnen. Want logische handmatige taken en processen zijn snel te automatiseren met behulp van software robots. Zo creëer je ruimte voor je team.


Klinkt goed, maar de volgende vragen werpen zich dan vanzelf op. Waar begin je met Robotic Process Automation? Welk proces doet het meeste pijn en wil je vanaf? Welke RPA-software past goed? En hoe zit het financieel? Dan is de eerste reflex vaak dezelfde. Direct duiken we op de technologie, de processen en de business case.

Begrijpelijk, want RPA is uitermate geschikt om operationele knelpunten op te lossen. Toch is het goed om bij de start een breder perspectief te hanteren. RPA is en blijft mensenwerk, het hoger management betrekken is belangrijk voor adaptatie van een technologie en vergeet de IT-afdeling niet. Zo zorg je ervoor dat de snelheid tijdens de implementatie erin blijft.

RPA is en blijft mensenwerk

Natuurlijk nemen de softwarerobots je team werk uit handen. Maar de implementatie van RPA blijft mensenwerk. De uiteindelijke gebruikers van RPA zijn de professionals uit je team. Om een goede start te maken is het belangrijk dat zij kennis maken met RPA. Plan een korte RPA-aftrap in, een kennissessie met demo. Zo maak je RPA tastbaar. Leuk om wat te leren over deze technologie en direct prangende vragen te beantwoorden. Ook een mooie gelegenheid om alvast ideeën te genereren. Snel zal het gesprek dan gaan over de processen die de meeste irritatie opleveren. Maar nu spreken je teamleden er met positieve energie over, want slimmer werken is binnen handbereik. Na de sessie is ook duidelijk wie er wel betrokken wil zijn bij de eerste Proof of concept. Je RPA-team begint vorm te krijgen.

Dan is de eerste reflex vaak dezelfde. Direct duiken we op de technologie, de processen en de business case.

Hoger management

Maar je teamleden zijn niet de enige; Vergeet het hoger management niet. Ook zij zijn geïnteresseerd. Een uitleg over RPA, het doel binnen je team, de koppeling naar de bedrijfsstrategie, de aanpak en hoe de risico’s zijn getackeld geeft comfort. Weten ze meteen dat RPA software logische handelingen automatiseert en dat dit niet betekent dat een softwarerobot maar wat doet of dat er allerlei algoritmes worden gelanceerd. Zo geef je als verantwoordelijke invulling aan de pioniersrol binnen je organisatie. Natuurlijk zal het hoger management naar de business case vragen. Het antwoord is dan helder, na de Quick scan en Processelectie staat deze op de agenda voor de go/no go.

Vergeet IT niet

Dan gaan we richting de inhoud. Of wacht. Natuurlijk is de IT-afdeling ook geïnteresseerd. RPA heeft geen impact op bestaande applicaties, maar de software installeren is natuurlijk wel nodig. De IT-afdeling is vast benieuwd wat voor software het is en willen graag betrokken zijn bij de keuze voor een on-premise of cloud-based inrichting. Meteen een goed moment om meer over de security van de software te vertellen. Vergeet hen dan ook niet aan te haken gedurende de start.

Quick scan, Processelectie, RPA-software selectie en het eerste proces

De start van de implementatie van RPA kun je binnen een week goed vormgeven. Door het in deze blog beschreven bredere perspectief creëer je snel draagvlak en het belang daarvan merk je tijdens de implementatie. Dan is het tijd om de processen in te duiken. In een workshop krijgt de longlist vorm mede op basis van de input van de aftrap. Wat daarna volgt? Tijdens de Processelectie brengen je die terug tot een shortlist voor de Proof of concept. De RPA-software leveranciers gaan langs de meetlat en het eerste proces wordt gekozen. Dan zijn alle ingrediënten aanwezig voor een business case. En de GO!

Alles over de Quick scan, Processelectie, en het eerste proces in mijn volgende en derde blog van deze serie. In blog vier ga ik verder in op de verschillende RPA-frameworks. Lees hier blog nummer één Slimmer werken. Hyperautomation en Robotic Process Automation (RPA).

Challenge our talent Peter
Peter Nas

Ik geloof in de kracht van talent. Daarom richten wij ons met PMT op het talent van onze PMT'ers. Zodat zij met energie en uitvoeringskracht de uitdagingen van onze opdrachtgevers te lijf kunnen gaan. Challenge our Talent!

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de gebruikerservaring te verbeteren en om content te leveren die relevant is voor onze doelgroepen. Afhankelijk van hun doel, kunnen analyse- en marketingcookies worden gebruikt naast technisch noodzakelijke cookies. Door op "Akkoord" te klikken, verklaart u akkoord te gaan met het gebruik van bovengenoemde cookies.