We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de gebruikerservaring van onze website te verbeteren. Door op "Akkoord" te klikken, verklaart u akkoord te gaan met het gebruik van deze analysecookies.

Datakwaliteit aantoonbaar op orde

Het projectteam voor de uitvoering van het stappenplan
Wouter Elewaut en Gertjan Roobol
12 februari 2024

Het eerste toetsmoment komt eraan. Een belangrijke mijlpaal voor het invaren en dat vraagt veel aandacht. De uitdaging voor Pensioenfondsen en riskmanagers: datakwaliteit. Juiste en volledige pensioenaanspraken zijn essentieel voor het goed invaren en daarmee het slagen van de overgang naar een nieuw pensioenstelsel. In onze vorige blog hebben we stil gestaan bij het stappenplan op basis waarvan je als pensioenfonds kan vaststellen óf de datakwaliteit voldoende is op het eerste toetsmoment. Maar hoe organiseer je dat je dit stappenplan succesvol doorloopt?

In deze blog gaan we in op een effectief projectteam. Het projectteam dat aanjager is en er samen met de organisatie voor zorgt dat de datakwaliteit aantoonbaar op orde is om in te varen.

Het projectteam

De meeste pensioenuitvoerders hebben inmiddels een WTP-projectteam. Vaak ligt de focus op de onderwerpen die van nature de meeste aandacht genereren binnen pensioenland. Voldoen aan de wettelijke eisen of het implementeren van de technische aspecten van de WTP. Maar welke plek krijgt datakwaliteit? Een minder sexy onderwerp, maar oh zo belangrijk voor het eerste toetsmoment en de voortgang van de transitie. Belangrijk om te borgen, en goed ook.

De basis is bij de meeste organisaties op orde, het WTP-programma staat. Het stappenplan, voor de liefhebbers het “AUP-werkprogramma Overeengekomen specifieke werkzaamheden Datakwaliteit – Wet Toekomst Pensioenen”, ligt klaar. Maar dan kom het ook nog aan op het organiseren, want zes maanden voordat je invaart moet de get clean fase zijn afgerond. Om dit goed te doen zijn drie elementen van belang: 1) samenstelling en taakverdeling 2) samenwerking en 3) gevoel voor data én mensen.

Juiste en volledige pensioenaanspraken zijn essentieel voor het goed invaren en daarmee het slagen van de overgang naar een nieuw pensioenstelsel.
– Wouter Elewaut
Samenstelling en taakverdeling

Cruciaal voor het succes van het projectteam is de samenstelling en de taakverdeling. We beginnen met de projectmanager Datakwaliteit. Verantwoordelijk voor de algehele coördinatie, planning en rapportage. De data-analist zorgt voor de mapping, oftewel het in kaart brengen van de kritieke data elementen en de data flow binnen de verschillende processen. Ook zet deze analist het data governance raamwerk op. Uit dit raamwerk moet duidelijk blijken wie verantwoordelijk is voor welke data en hoe dit wordt beheerst. De riskmanager complementeert het kernteam, met als verantwoordelijkheid het coördineren van de kwaliteitsbeheersing en controles en de daaruit voortkomende noodzakelijke dataherstel acties.

Het is noodzakelijk om als kernteam nauw samen te werken met de specialisten die de effectiviteit van het data governance framework en de data controles beoordelen en continu verbeteren. Met de data professionals die in de business actief zijn (bijvoorbeeld data stewards), maar ook met de professionals die in een tweedelijnsrol actief zijn (bijvoorbeeld data quality managers). Zij zorgen er namelijk voor dat het fonds voortdurend kan voldoen aan de veranderende eisen en regelgeving.

Samenwerking

Het projectteam is in de lead. Maar door de aard van deze opgave is de samenwerking met alle stakeholders de sleutel tot succes. Niet alleen stakeholders binnen de uitvoeringsorganisatie, maar ook met de pensioenfondsen en externe auditors. Denk verder aan de proceseigenaren, het programmamanagement, de sleutelfunctiehouders, de accountant, het bestuur van het pensioenfonds en andere belanghebbenden. Iedere stakeholder heeft een cruciale bijdrage te leveren aan het succes van het proces.

Gevoel voor data én mensen

We hebben het net gehad over samenstelling, taakverdeling en samenwerking als basis voor het succes. Dat klinkt logisch en is natuurlijk voor veel projectteams essentieel. Hieronder ligt nog één belangrijk element als randvoorwaarde. De teamleden moeten gevoel hebben voor data en mensen. Data en het gevoel voor de data staat voor iedere stakeholder namelijk in een ander perspectief. Administratief medewerkers in de dagelijkse uitvoering kijken heel anders naar data dan een bestuurder van het pensioenfonds. Zo heeft elke stakeholder een eigen perspectief en breng dat als projectteam maar eens samen. Dat kan niet alleen vanuit de data-inhoud. Echte verbinding met alle stakeholders op basis van hun verschillende expertises, data-inzicht en belangen is hiervoor nodig.

Het is duidelijk dat datakwaliteit niet over het hoofd kan worden gezien op weg naar het nieuwe pensioenstelsel. Een effectieve aanpak door middel van een sterk projectteam en proactieve samenwerking met stakeholders staat centraal in de voorbereiding op het eerste toetsmoment. In onze volgende blog gaan we dieper in op de samenwerking met de verschillende stakeholders en de vele uitdagingen die hierbij om de hoek komen kijken.

Wouter Elewaut en Gertjan Roobol
Wouter Elewaut en Gertjan Roobol

Wouter Elewaut is een ervaren risk professional met meer dan 20 jaar ervaring in de pensioensector. Hij is medeauteur van deze blog op persoonlijke titel. Gertjan Roobol is commercieel directeur en mede-eigenaar van PMT Groep.